Créations de contenus techniques, centralisation et gestion de données, optimisation et sécurisation des process… L’ingénierie documentaire apporte des solutions concrètes pour simplifier et faciliter le travail de nombreux services dans les entreprises. Mais alors, quels secteurs font le plus appel à ce type de solutions logicielles ? Quels sont les différents outils d’ingénierie documentaire ? Apprenez-en plus dans cet article et découvrez les outils proposés par 4D Concept, entreprise experte dans le domaine.
Qu’est-ce que l’ingénierie documentaire ?
L’ingénierie documentaire est une solution digitale qui apporte des solutions pour simplifier la création, la gestion et la diffusion de documents techniques et contenus multimédia. L’idée est de permettre aux entreprises de passer d’une documentation classique à une ingénierie complète et structurée, afin de simplifier leurs processus, d’optimiser l’utilisation de leurs données et d’accroître de façon globale leur productivité.
Les standards au service de l’ingénierie documentaire
Le recours à des solutions d’ingénierie documentaire a également pour vocation de permettre à des entreprises d’horizons variés, de pouvoir créer, comprendre et exploiter de la donnée. Pour cela, des standards ont été créés, afin que chaque structure utilise les mêmes méthodes d’organisation et de formatage de la donnée, pour la rendre plus accessible. Parmi les normes les plus connues, on trouve le standard ATA, DITA, S1000D…
Dans quelles entreprises l’utilise-t-on ?
Contrairement à ce que l’on peut penser, l’ingénierie documentaire ne concerne pas qu’une branche professionnelle spécifique mais est utilisée par de très nombreuses entreprises qui proviennent de domaines variés. Parmi les secteurs qui font le plus usage des solutions d'ingénierie documentaire, on trouve notamment :
● L’automobile : plans, notices, manuels… Les industriels conçoivent de la documentation technique avancée au quotidien, tout comme les entreprises dédiées aux machinerie spéciales.
● L’aéronautique et la défense spatiale : manuels de bord, réglementations et process, machines spécifiques… Les entreprises des domaines aéronautique et spatial conçoivent des documents standardisés, respectant les normes ATA et S1000D par exemple.
● Presse et médias : les sociétés des secteurs de la presse et des médias gèrent un volume de données conséquent. L’ingénierie documentaire leur permet de centraliser, hiérarchiser et diffuser leurs contenus de façon optimisée.
Ces secteurs sont les plus demandeurs en termes de logiciels d’ingénierie documentaire, mais toute entreprise qui conçoit de la documentation et/ou gère des données multimédia peut bénéficier de ce type de solutions.
Quelles sont les solutions d’ingénierie documentaire ?
Le terme ingénierie documentaire est finalement assez vaste et regroupe différentes sortes de logiciels aux fonctions différentes. Voici quelques exemples d’outils concrets au service des entreprises.
Le DAM
Le DAM, ou Digital Asset Management, est un logiciel qui permet de centraliser et de trier l’ensemble des données multimédias d’une structure : photo, vidéo, email, documents, imprimés… Les ressources sont ainsi accessibles en un seul endroit. Elles peuvent être qualifiées pour une recherche plus simple et mise à disposition de destinataires spécifiques.
L’ECM
Un ECM est un Enterprise Content Management. Il s’agit là aussi d’un logiciel qui permet de centraliser et gérer de la donnée, mais cette fois-ci on parle de donnée structurée : facture, relevé de compte, informations transactionnelles… et non pas de données multimédia.
Le CCMS
Le CCMS ou Component Content Management System est un outil qui permet de concevoir de la documentation très avancée avec différentes parties interconnectées regroupant des sources variées : XML, images, vidéos, listes, références… Utiliser un CCMS permet de n’utiliser qu’un seul et même outil pour concevoir cette documentation complexe, la faire valider, l’enrichir puis la diffuser sous différents formats (PDF, site internet…).